Plus de 65 mètres linéaires d'archives sont conservés in situ, et permettent de documenter précisément la vie et l'évolution de l'institution, mais aussi l'historique des interventions menées sur l'édifice. Les archives anciennes de la Fondation sont déposées aux Achives de la Ville et Eurométropole de Strasbourg. Elles n'en sont pas moins accessibles.
Découvrez ici le trajet de l'archive, de sa naissance à sa mise en boite !
Quoi ?
Chaque chantier, avant d'être entrepris, fait l'objet d'études préalables précises : historique, diagnostics, faisabilité, appels d'offres, pièces légales. Puis, au cours des opérations s'ajoutent des comptes rendus de réunions, de correspondances, des études complémentaires ou autres factures. C'est la somme de tous ces documents qui constituera la mémoire des chantiers.
De la même manière tous les documents produits ou reçus par la Fondation ont vocation à devenir un jour la mémoire de l'institution, et à entrer « aux archives » : correspondances, gestion du patrimoine de la Fondation, préparations budgétaires, gestion du personnel, études sur la cathédrale, études sur les matériaux, communication, etc.
Quand ?
La campagne d'archivage à proprement parlé débute lorsqu'un dossier est considéré comme clos, et que les agents de la Fondation n'ont plus besoin de recourir aux documents de manière régulière. Commence alors une opération de tri de grande envergure, pilotée par le fonds documentaire.
Tout d'abord, le fonds documentaire collecte les documents auprès de tous les collègues. Les documents numériques sont également pris en compte, ils seront eux aussi triés et archivés sur les serveurs informatiques. Intervient l'étape du tri : les doublons sont éliminés, ainsi que des documents n'ayant aucune valeur légale, historique ou documentaire (par exemple, un brouillon ou un document dont on n'arriverait plus à comprendre à quoi il fait référence). Les pochettes plastiques, trombones et autres intercalaires sont expurgés à des fins de conservation préventive. Cette opération s'apparente à un vaste déballage, car les documents sont tous étalés, classés, reclassés provisoirement avant de trouver leur destination définitive idéale. Un espace de pré archivage est nécessaire, avec de grandes tables et beaucoup de papiers pense-bête !
Comment ?
Lorsque les documents à garder sont choisis, ils sont décrits, indexés et inventoriés : on leur assigne une thématique et un mot-clé afin de pouvoir les ordonner et les retrouver aisément, et on effectue une description sommaire de chaque document. La provenance des documents est notée dans l'inventaire, mais elle n'est pas forcément respectée physiquement lors du classement, dans la mesure où les archives conservées à la Fondation n'émanent que d'elle-même, le respect des fonds étant de facto observé. Par exemple, les études préalables qui comportent un volet historique aussi bien que technique sont regroupées, quoique les papiers préparatoires émanent de plusieurs producteurs.
Les documents sont ensuite prêts à être reconditionnés et conservés. Pour assurer une conservation optimale, les pochettes et cartons d'archives sont en matière neutre. L'usage du crayon de papier est de rigueur lorsqu'il s'agit d'annoter les pochettes, ainsi que de l'encre neutre pour l'estampillage. Les documents iconographiques (photos, gravures) sont protégés par du papier permanent qui assure une barrière « étanche » entre les différents supports.
Où ? « Destination : Les archives »
Une fois l'inventaire complété et le reconditionnement achevé, les nouveaux cartons rejoignent les magasins de stockage de la Fondation. Il s'agit d'une salle pouvant contenir une centaine de mètres linaires d'archives qui obéit aux conditions thermo-hygrométriques recommandées. L'espace est aveugle et climatisé. En effet, le papier se conserve idéalement à des températures allant de 16 à 20 °C, avec un taux moyen d'humidité ambiante compris entre 45 et 55 %. Le magasin de la Fondation comporte quelque 60 ml de documents, dont des archives écrites, mais aussi quelques livres (XIXe siècle principalement), et sa collection de plans, dessins et gravures (du XVIIIe siècle à nos jours).
En résumé, les écrits produits par ou pour la Fondation sont dans leur majorité destinés à être conservés, ils constituent la base de la mémoire de l'institution et des chantiers de la cathédrale. En cela, la Fondation demeure un véritable centre de ressources sur la cathédrale.